Töötervishoid ja tööohutus (TTO) on valdkonnad, mis võivad kiiresti muutuda dokumentide laviiniks. Koolituste aegumised, tervisekontrollid, riskianalüüsid ja juhendamised – kui ettevõttes on palju töötajaid, on seda kõike Excelis hallata peaaegu võimatu.
Küsisime ühelt oma kogenud kasutajalt, kuidas on VITS muutnud nende igapäevatööd ja miks isegi rahvusvahelised omanikud Iirimaalt ja Soomest sellest vaimustuses on.
Miks on spetsiaalne tööriist töötervishoiu ja tööohutuse haldamiseks kriitiline?
Paljude jaoks on tööohutus “tüütu kohustus”, kuid tegelikkuses on see töötajate turvalisuse ja ettevõtte juriidilise korrektsuse alus. Meie kasutaja tõdeb kindlalt:
“See on ainus viis, kuidas hallata kõiki töötajaid ja nendega seotud infot, sealhulgas koolituste ja dokumentide aegumisi,” lisas Kaido Kivistik, Rudus AS tootmis – ja tehnikajuht.
Harjumus vaadata enne iga sisekoolitust üle töötajate riski indeks tagab selle, et midagi ei jää juhuse hooleks. See pole lihtsalt “linnukese kirja saamine”, vaid reaalne kontroll töökeskkonna üle.
Funktsioonid, mis muudavad mängu
Kõige suuremat väärtust loovad igapäevaselt koolituste ja juhendamiste moodulid. Digitaalne süsteem annab hingerahu – kui keegi küsib koolitusvajaduse kohta, on vastus kiire tulema: “Süsteem pole teavitanud, järelikult on kõik korras.”
„Lisaks igakuisele n.ö. töötajate kontrollile süsteemis, et kas kõik vajalikud allkirjad ja täitmised on korrektsel tehtud. Siis aasta alguses aga võtan sellise suurema pildi endale ette just koolituste vajaduste põhjal ning kontrollin üle mis koolitusvajadused ettevõtet/ töötajaid ees ootab,“ räägib Kaido, kuidas hoiab ülevaadet koolituste osas.
Kuigi süsteem hoiab asjad kontrolli all, vaatab hoolas spetsialist siiski aasta alguses korraks “suurele pildile” peale, et eesootavat planeerida.
Rahvusvaheline tunnustus: Iirlased ja soomlased on vaimustuses
Üks suuremaid väljakutseid rahvusvahelistes ettevõtetes on aruandlus emafirmale. Kuidas tõestada teises riigis asuvale juhile, et Eestis on asjad korras?
VITS on siinkohal osutunud asendamatuks tööriistaks. Lisades juhenditele ingliskeelsed pealkirjad, on süsteem arusaadav ka välispartneritele. “Olen pidanud tõestama nii soomlastele kui ka iirlastele koolituste läbiviimist – nemad on 101% vaimustuses antud võimalusest,” jagab kasutaja oma kogemust.
„Lisaks on ikka hea istuda välise ( omanikud Iirlased ja nende poolt saadetud erapooletu tööturvalisuse audiitor) siseauditi tegijatega laua taga kus nemad ajavad näpuga järge kõiksugustest ettevõtte sisemistest reeglitest ( mida on tõsiselt palju, lausa raamat) ja küsivad materjali siis sina saad lihtsalt klõpsata ja leiad kõik ühest programmist ülesse ja tõestad töötajate allkirjaga materjali kätte saamisest ja lugemisest,“ sõnab Kaido.
Kuidas töötajad uuendustega kaasa tulevad?
Uue tarkvara juurutamine võib tunduda hirmutav, kuid praktika näitab, et selgus ja järjepidevus võidavad. Nipp on lihtne:
- Kõik juhendamised on digitaalselt kinnitatud
- Süsteem saadab meeldetuletusi
- Kaasatud on ka teised osakonnad (nt töötervishoiuarsti visiidid ja isikukaitsevahendite väljastamine).
Kokkuvõte: Excel vs spetsiaalne tarkvara
Kui küsida, kui palju aega VITS säästab, on vastus huvitav: “Ma ei oskagi enam öelda, sest ma pole nii ammu pidanud Excelit kasutama.” See ongi parim märk ühest heast tööriistast – sa unustad, kui keeruline ja aeganõudev oli töö enne selle kasutuselevõttu.
