Üks töökeskkonnaspetsialist, 16 kontorit üle Eesti ja ligi 500 töötajat, kes kõik peavad olema tööohutuse alaselt juhendatud. Keskkonnaameti töökeskkonnaspetsialist Kaie Arras räägib, miks formaalsest linnukesest ei piisanud ja mis muutus siis, kui juhendite juurde tekkisid „konksuga“ küsimused.

Kui allkiri ei tähenda veel lugemist

Iga töökeskkonnaspetsialist teab seda tunnet. Juhend on saadetud, kinnitus on tulnud, tabelis on linnuke. Aga kas töötaja luges?

Just see küsimus jäi Keskkonnaametis kummitama.

„Enne VITSa tutvustasin ohutusjuhendeid läbi meie enda süsteemi, aga see oli pigem formaalne, sest ei teadnud, kas töötaja ikka tutvub dokumendi sisuga või mitte – st paneb lihtsalt kinnituse,“ kirjeldab Keskkonnaameti töökeskkonnaspetsialist olukorda enne VITSa kasutuselevõttu.

Formaalselt oli kõik korras. Sisuliselt jäi õhku suur küsimärk – ja tööohutuses on just see küsimärk see, mis loeb.

Lahendus: küsimused, mis sunnivad süvenema

Keskkonnaameti lahendus on lihtne ja üllatavalt tõhus. Iga juhendi juurde käib nüüd test – ja need küsimused ei ole tehtud selleks, et neid oleks lihtne läbida.

„Meie jaoks oli oluline, et nii olemasolev kui uus töötaja IKKA SÜVENEKS dokumendi sisusse. Nüüd olen teinud juhendite juurde testi ja kui vastused on ikka ainult valed, saadan uuesti tutvumiseks. Olen koostanud küsimused selliselt, et ta peab sisu lugema – st natuke keerulised ja „konksuga“.“

Süsteem annab teada, kui töötaja on juhendiga tutvunud ja testi täitnud. Spetsialist näeb kohe, kas vastused olid õiged, ja saab vajadusel juhendi uuesti lugemisse saata. Linnukesest on saanud tagasisideahel.

Kolm moodulit, mis igapäevatööd kannavad

Keskkonnaamet ei võtnud korraga kasutusele kõike, mida VITS pakub. Igapäevatööd kannavad kolm asja:

• Juhendite moodul – nii uute kui olemasolevate töötajate juhendamine, koos testidega.
• Riskianalüüsi moodul – täpsemalt kaugtöö riskianalüüsi edastamine kaugtööd tegevatele töötajatele.
• Pädevuste moodul – automaatsed meeldetuletused aeguvate dokumentide kohta.

Kaugtöö riskianalüüs väärib eraldi märkimist, sest see lahendab probleemi, millega on täna kimpus paljud tööandjad. „See annab kindluse, et töötaja hindab objektiivselt oma kaugtöö kohta ning mõistab, et kodukontorisse saab jääda ainult siis, kui on sobilik töökoht,“ selgitab spetsialist.

Pädevuste moodul jälgib omakorda dokumente, mille aegumine oleks käsitsi peaaegu võimatu meeles pidada: esmaabiandjate tunnistused, meremeeste tervisetõendid, relvaload.

Üks päring, üks ülevaade: näide ATV-koolitusest

Kõige paremini tuleb süsteemi väärtus välja siis, kui vastust on vaja kohe.

„Konkreetne kiire abi oli VITSist just hiljuti, kui välitöötajatele tehti ATV sõidukoolitust ning oli vaja teada, kes on enne praktilist koolitust läbinud teooria. Üks päring ja ülevaade oli olemas ning need, kes veel ei olnud tutvunud, saatsin lugemisse.“

Ilma süsteemita oleks see tähendanud nimekirjade kokku korjamist, meilivahetust ja lootust, et keegi kellegi vahele ära ei kao. Praktilise ATV-koolituse puhul ei ole see aga administratiivne pisiasi, vaid ohutusküsimus.

Välitöötajad ei jää kõrvale

Keskkonnaameti töötajad on laiali 16 kontoris ja märkimisväärne osa tööst käib välitingimustes. Kas juhendid jõuavad ka nendeni?

„Keskkonnaametis 100% välitöötajaid pole, aga ka olemasolevatel välitööd tegevatel töötajatel on olemas arvuti ja konto ning vajaliku info saadan neile e-postile. Välitöötajad tutvuvad juhendiga ehk natuke kauem, aga saavad tutvuda. Samuti on võimalik juhendeid lugeda läbi telefoni.“

Järelevalvaja peab ise eeskuju olema

Keskkonnaamet teeb ise järelevalvet. Kas see muudab ootusi oma majas?

„See paneb veelgi rohkem järgima, et meil endal oleks kõik korrektne. Minu silmis eelkõige juhendamiste osa, sest juhendatud töötaja teeb oma tööd hästi.“

Selles lauses on kogu tööohutuse mõte kokku võetud. Juhendamine ei ole dokumendihaldus – see on eeldus, et inimene saab oma tööd teha hästi ja turvaliselt.

Ajavõidust räägib spetsialist tagasihoidlikult, aga selgelt: „Kui juhendamisi peaksin tegema taas vanas süsteemis, siis see oleks mitu sammu tagasi minek. Saadud mugavus on andnud aega tegelda teiste personalitöödega, mida muidu ei jõuaks teha.“

Soovitus teistele: alusta väiksest

Lõpetuseks küsisime, mida soovitaks Keskkonnaamet teisele riigiasutusele, kes sarnast sammu kaalub. Vastus on kainestavalt praktiline – ja päris kindlasti mitte selline, mida tarkvaramüüjalt ootaks.

„VITS pakub palju erinevaid mooduleid, millest Keskkonnaamet hetkel kasutab väheseid, sest osad lõigud on meil kaetud ja toimivad (nt tervisekontrollid), aga need, mida kasutan, kergendavad väga minu tööd. Samuti saan olla kindel, et VITS hoiab info ajakohasena (nt tööõnnetuse raport). Julgen soovitada, et alguses võtta kasutusele vähem mooduleid ja elu ise näitab, mida järjest juurde võtta.“

Meie oleme sellega täiesti nõus. Parim juurutus ei alga sellest, et kõik nupud on korraga sisse lülitatud, vaid sellest, et lahendatakse ära üks päriselt valus koht. Keskkonnaameti puhul oli selleks küsimus, kas juhendit ka päriselt loetakse.