Paljudes ettevõtetes algab tööohutuse arvestus Excelist: üks tabel juhendamiste, teine tervisekontrollide ja kolmas isikukaitsevahendite kohta. Väikeses ettevõttes see toimib. Mida rohkem on töötajaid, osakondi ja nõudeid, seda rohkem aega kulub tabelite ajakohasena hoidmisele ja seda suurem on oht, et midagi jääb märkamata.

Millal Excelist piisab

Kui töötajaid on vähe, töö on ohutu ja arvestust peab üks inimene, on tabel mõistlik lahendus. Oluline on, et keegi vastutaks andmete ajakohasuse eest ja et juhendamise kinnitused oleksid tõendatavad.

Millal Excel hakkab takistama

Tähtajad jäävad märkamata

Tabel ei anna ise märku, kui tervisekontroll või juhendi kehtivus aegub. Keegi peab seda meeles pidama ja tabelit regulaarselt läbi vaatama. Üks märkamata rida tähendab aegunud tervisekontrolli ja probleemi kontrolli ajal.

Info on laiali

Juhendamise allkirjad on paberil, riskianalüüs Wordis, tervisekontrolli otsused e-kirjades ja isikukaitsevahendite väljastamine eraldi tabelis. Ülevaate saamiseks tuleb andmed kokku koguda mitmest kohast.

Käsitsi sisestamine toob vigu

Iga uus või lahkuv töötaja, osakonnavahetus või uus juhend tähendab mitme tabeli käsitsi muutmist. Mida rohkem on ridu ja valemeid, seda lihtsam on eksida ja seda raskem on viga leida.

Tõendamine on keeruline

Tabelisse saab kirjutada kuupäeva, kuid see ei tõenda, et töötaja juhendi läbi luges ja kinnitas. Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 133 lõike 5 järgi kinnitab töötaja juhendamist kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Tabeli rida, mida igaüks saab muuta, on selleks nõrk tõend.

Tundlikud andmed liiguvad kontrollimatult

Tervisekontrolli otsused ja tööõnnetuste andmed on tundlikud isikuandmed. Kui tabel liigub e-kirjaga või on jagatud kaustas, on raske kontrollida, kes neid näeb. Juurdepääs peaks olema ainult neil, kes andmeid oma töös vajavad.

Aruandlus võtab aega

Juhtkonnale või kontrolliks ülevaate koostamiseks tuleb andmeid filtreerida, kopeerida ja kokku lugeda. Kui info on ühes süsteemis, saab hetkeseisu vaadata ilma eraldi aruannet koostamata.

Mida tööohutuse tarkvara muudab

  • Meeldetuletused ja kordusjuhendamise ülesanded tekivad ise, kui tähtaeg läheneb.
  • Töötaja kinnitab juhendi ise ja kinnitus salvestub koos kuupäevaga.
  • Kõigi valdkondade hetkeseis on ühel ekraanil: juhendamine, tervisekontrollid, vahejuhtumid, riskid ja isikukaitsevahendid.
  • Juurdepääs on piiratud õigustega: iga kasutaja näeb ainult neid andmeid, milleks tal on õigus.
  • Töötajate andmed saab tuua liidese kaudu personali- või tööajasüsteemist, nii et nimekirja ei pea käsitsi uuendama.

Kuidas Excelist üle minna

  • Alustage sellest, mis võtab kõige rohkem aega. Sageli on see juhendamine või tervisekontrollid.
  • Korrastage töötajate nimekiri. Ametikohad ja osakonnad on aluseks, mille järgi juhendid, tervisekontrollid ja riskid töötajatele jagunevad.
  • Kasutage olemasolevaid andmeid. Näiteks tegevuskava tegevused saab VITS-i importida Excelist.
  • Tehke üleminek järk-järgult. Ühe valdkonna või osakonnaga alustades tulevad mured välja varakult.

Täpsemad nõuanded lahenduse valimiseks ja kasutuselevõtuks leiate artiklist 13 nõuannet tööohutuse sujuvaks digitaliseerimiseks.

VITS Exceli asemel

VITS koondab juhendamise, tervisekontrollid, isikukaitsevahendid, riskianalüüsi, vahejuhtumid ja tegevuskava ühte keskkonda. Meeldetuletused liiguvad ise ja kogu dokumentatsioon on kontrolli ajal käepärast. Vaadake, kuidas VITS asendab tööohutuse tabelid, või broneerige demo.

Korduma kippuvad küsimused

Kas Tööinspektsioon aktsepteerib Exceli tabelit?

Seadus ei määra, millises programmis andmeid hoida. Oluline on, et nõutud andmed oleksid olemas ja tõendatavad, näiteks juhendamise kuupäev, sisu ja töötaja kinnitus.

Kas tööohutuse tarkvara on mõttekas ka väikeettevõttele?

Kui töötajaid on vähe ja töö on ohutu, võib piisata tabelist ja Tööinspektsiooni iseteeninduskeskkonna tööriistadest. Tarkvara tasub end ära siis, kui tähtaegade jälgimisele ja andmete kokkukogumisele kulub rohkem aega kui ennetustööle.