Paberil ja Excelis tööohutuse korraldamine võtab palju aega. See aeg ei kulu ennetustööle, vaid andmete kokkukogumisele, meeldetuletustele ja paberite otsimisele. Digitaalne lahendus aitab, kui see on hästi valitud ja läbimõeldult kasutusele võetud. Siin on 13 nõuannet, mis aitavad vältida levinumaid vigu.
Sobiva lahenduse valimine
1. Selgitage välja vajadused
Pange kirja tegevused, mis võtavad kõige rohkem aega, kus osaleb mitu inimest või kus puudub ülevaade hetkeseisust. Need on kohad, kus lahendus peab aitama.
2. Kaasake tulevased kasutajad
Valikusse kaasake need, kes süsteemi päriselt kasutama hakkavad: töökeskkonnaspetsialist, personalitöötajad, osakonnajuhid ja mõni töötaja.
3. Pange paika eelarve
Valikut on palju ja eelarve aitab teha esimese sõela. Arvestage lisaks hinnale ka aega, mis kulub juurutamisele.
4. Tehke eeltööd
Tutvuge lahenduste kodulehtedega ja kirjutage üles küsimused, millele vastust ei leidnud.
5. Kaasake IT
IT eest vastutav inimene oskab küsida õigeid küsimusi andmete turvalisuse, juurdepääsude ja liideste kohta, näiteks kas töötajate andmed saab tuua personali- või tööajasüsteemist.
6. Küsige demo
Demo näitab, kuidas lahendus päriselt välja näeb ja töötab. Paluge näidata just neid tegevusi, mis on teie jaoks kõige olulisemad.
7. Hinnake kasutajasõbralikkust
Kõik töötajad ei ole tehnoloogiaga harjunud. Kui juhendi kinnitamine või ohtlikust olukorrast teatamine on keeruline, jääb see tegemata. Mida lihtsam on süsteem, seda kiiremini saavad selle kasutusele võtta ka uued töötajad.
8. Katsetage väikese grupiga
Kui võimalik, laske lahendust enne lõplikku otsust proovida neil, kes seda päriselt kasutama hakkavad, ja küsige nende hinnangut.
9. Küsige teiste klientide kogemust
Kui valikusse on jäänud mõni sobiv lahendus, küsige tagasisidet ettevõtetelt, kes seda juba kasutavad. VITS-i klientide kogemusi saate lugeda kogemuslugudest.
Uue lahenduse juurutamine
10. Planeerige aeg
Pange juurutamiseks kalendrisse kindel aeg. Muidu jääb süsteem igapäevatöö kõrval ootama sobivat hetke.
11. Juurutage samm-sammult
Alustage ühest osakonnast või ühest valdkonnast, näiteks juhendamisest. Nii tulevad mured välja varakult ja teiste osakondade puhul saab neid vältida.
12. Jagage tööd
Kaasake juurutamisse need, kes süsteemi hiljem kasutavad. Andmete sisestamise ja seadistamise käigus saavad nad funktsioonid selgeks ja oskavad kohe kasutama hakata.
13. Koostage juhend uutele kasutajatele
Kui esimene osa on juurutatud, pange kirja lühike juhend, et uued kolleegid saaksid kiiresti liituda.
Kuidas VITS kasutuselevõttu lihtsustab
- Töötajate andmed saab tuua liidese kaudu personali- või tööajasüsteemist.
- Töötaja saab juhendi kinnitada, tervisekontrolli aja broneerida või talle määratud tegevuse ära teha e-kirja lingilt.
- Töötajal on oma portaal, mille avaleht koondab tema pooleliolevad ülesanded ja tähtajad.
- VITS on kaheksas keeles ja igale töötajale saadetakse juhend tema keeles.
- Tegevuskava tegevused saab importida Excelist.
Kui kasutate praegu tööohutuse arvestuseks tabeleid, lugege ka, millal Excelist enam ei piisa. Kui soovite näha, kuidas VITS päriselt välja näeb, broneerige demo.
